Word में Mail Merge कैसे करें
अगर आपको एक ही प्रकार के लेटर, सर्टिफिकेट, इनवॉइस, या एड्रेस लेबल कई लोगों को भेजने हों, तो हर डॉक्यूमेंट को अलग-अलग बनाना काफी समय लेने वाला काम है। Microsoft Word का Mail Merge फीचर इसे बहुत आसान बना देता है। Mail Merge की मदद से आप एक ही टेम्पलेट तैयार करके उसमें Excel या अन्य डेटा सोर्स की मदद से नाम, पता, मोबाइल नंबर और अन्य डिटेल्स को ऑटोमैटिकली भर सकते हैं। इस गाइड में हम सीखेंगे कि Word में Mail Merge कैसे करें, वह भी एकदम सरल हिंदी में।
Word में Mail Merge कैसे करें
सबसे पहले वह डॉक्यूमेंट बनाएं जिसे आप हर व्यक्ति को भेजना चाहते हैं, जैसे—
- लेटर
- सर्टिफिकेट
- इनवॉइस
- एड्रेस लेबल
इसमें placeholder टेक्स्ट छोड़ दें जहाँ आपको बाद में नाम, पता आदि डालना है।
Step 2: Mailings टैब खोलें
ऊपर रिबन में Mailings टैब पर जाएं।
यहाँ Mail Merge से संबंधित सारे विकल्प मिलते हैं।
Step 3: Start Mail Merge पर क्लिक करें
Mailings टैब में Start Mail Merge पर क्लिक करें और डॉक्यूमेंट का प्रकार चुनें:
- Letters
- Labels
- Envelopes
- Email Messages
- Directory
ज्यादातर लोग “Letters” का उपयोग करते हैं।
Step 4: Recipients चुनें (डेटा जोड़ें)
अब Select Recipients पर क्लिक करें।
आपके पास तीन विकल्प होंगे:
- Use Existing List (Excel/CSV Data)
- Type a New List (Word में नया डेटा टाइप करें)
- Choose from Outlook Contacts
सबसे आसान तरीका है Excel List का उपयोग करना।
Step 5: Merge Fields Insert करें
अब वहाँ क्लिक करें जहाँ आपको नाम, पता या अन्य जानकारी दिखानी हो।
फिर Insert Merge Field पर क्लिक करें और सूची में से फ़ील्ड चुनें जैसे:
- First Name
- Last Name
- Address
- Phone
Word इन्हें आपके डॉक्यूमेंट में placeholder के रूप में डाल देगा।
Step 6: Preview Results देखें
अब Preview Results पर क्लिक करें।
आप देख पाएंगे कि हर पंक्ति का डेटा डॉक्यूमेंट में कैसा दिखता है।
Step 7: Merge पूरा करें
सब कुछ सही लगने के बाद Finish & Merge पर क्लिक करें।
अब आप कर सकते हैं:
- Edit Individual Documents
- Print Documents
- Send Email (यदि Email Merge कर रहे हों)
Mail Merge के फायदे
- एक साथ हजारों डॉक्यूमेंट तैयार
- समय की भारी बचत
- डेटा ऑटोमैटिक भरता है
- गलतियों की संभावना कम
- प्रोफेशनल और व्यवस्थित रिज़ल्ट
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निष्कर्ष
Mail Merge Word का सबसे शक्तिशाली फीचर है जो बड़े पैमाने पर लेटर, इनवॉइस और लेबल तैयार करने का काम मिनटों में पूरा कर देता है। अगर आप ऑफिस, स्कूल या बिज़नेस माहौल में काम करते हैं, तो Mail Merge सीखना बेहद जरूरी है। यह ना केवल आपका समय बचाता है, बल्कि डॉक्यूमेंट को अधिक प्रोफेशनल और एक जैसा बनाए रखता है।